Часті питання

Куди звертатися для отримання сертифіката з ПМД?

В Україні право на проведення сертифікації операторів ПМД мають: 

1. Орган з сертифікації Центру протимінної діяльності ДССТ:
   Адреса: 14017, Чернігівська обл., м.Чернігів
   Код ЄДРПОУ:26630158
   Телефон: (0462)677-022
   e-mail: [email protected]

2. Міжрегіональний центр гуманітарного розмінування та швидкого реагування Державної служби України з надзвичайних ситуацій Адреса: 63212, с. Ватутіне, Харківського району, Харківської області;
   Код ЄДРПОУ: 33879077
   Телефон: 05740 68 3 29
   e-mail: [email protected]

3. Центр розмінування військової частини А2641 Збройних Сил України
   Адреса: 32300, вул. Степана Бандери, 56, м. Кам’янець-Подільський, Хмельницької області
   Код ЄДРПОУ: 24982999
   Телефон: 03849 50290
   E-mail: [email protected]

4. Державний центр сертифікації ДСНС України
   Адреса: 01024, м. Київ, вул. Круглоуніверситетьська 20/1
   Код ЄДРПОУ: 14319662
   Телефон: +38 (044) 461-91-30
   E-mail: [email protected]

Як подати документи на сертифікацію?

Уся інформація та документація надається на паперових носіях та у електронному форматі. Інформація та документація надається на паперових носіях за підписом керівника організації-заявника, завіреним печаткою юридичної особи (оператора ПМД). 

Копії документів, що надаються на паперових носіях, повинні бути засвідчені оператором протимінної діяльності у порядку, визначеному главою 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5. 

Документи в електронному вигляді подаються у вигляді скан-копій в форматі PDF на USB флеш-накопичувачах.

Якою мовою подавати документи на сертифікацію, якщо організація міжнародна?

Усі документи подаються заявником до органу сертифікації державною мовою. 

Документи, складені іншою мовою подаються з офіційним перекладом. 

Документи, що складені іншою мовою, без офіційного перекладу до розгляду не приймаються.

Під офіційним перекладом треба розуміти здійснення відповідним кваліфікованим перекладачем або відповідним центром перекладу документів на державну мову.

Які бувають види сертифікації? 

На поточний стан в Україні проводиться сертифікація з наступних процесів ПМД:

1. первинна сертифікація – при поданні оператором ПМД заявки на сертифікацію вперше; 
2. повторна сертифікація – для продовження поточної сертифікації;
3. розширення сфери сертифікації – при поданні оператором ПМД заявки на сертифікацію певних процесів ПМД за наявності чинної сертифікації за іншими процесами.

Сертифікацію по яких процесах у сфері ПМД можна пройти?

Центр протимінної діяльності	Міжрегіональний центр гуманітарного розмінування та швидкого реагування Державної служби України з надзвичайних ситуацій
Нетехнічне обстеження.	1. Нетехнічне обстеження.
Технічне обстеження.	2. Технічне обстеження.
Очищення району ведення бойових дій.	3. Очищення району ведення бойових дій.
Розмінування вручну.	4. Розмінування вручну.
Знешкодження (знищення) мін / вибухонебезпечних залишків війни.	5. Порядок знешкодження (знищення) мін / вибухонебезпечних залишків війни.
Інформування населення про ризики, пов’язані з мінами та вибухонебезпечними залишками війни.
Розмінування з використанням машин і механізмів.

Що таке повна та скорочена схема сертифікації?

Повна схема сертифікації складається з чотирьох етапів та обов’язково застосовується при:

1. первинній сертифікації організації з ПМД, а також: 
2. у випадках відкликання попередньої сертифікації; 
3. при виявленні серйозних невідповідностей та порушення вимог сертифікаційної угоди з боку організації з ПМД під час моніторингу протягом дії попереднього сертифіката; 
4. якщо протягом дії попередньої сертифікації до організації з ПМД було задіяно механізм призупинення дії сертифіката; 
5. якщо в організації відбулися зміни, що стосуються структури управління організації, персоналу, обладнання, техніки або змін у СОП.

Скорочена схема сертифікації складається з трьох етапів та застосовується при:

1. повторній сертифікації організації з ПМД, якщо не було виявлено випадків зазначених при повній схемі та передбачає виключення етапу оцінки відповідності на місці із повної схеми сертифікації.
2. рішення щодо застосування спрощеної схеми сертифікації оцінка може бути прийнято, якщо останній моніторинг проводиться не пізніше, ніж за три місяці до дати подання заявки на ресертифікацію та оператором протимінної діяльності протягом періоду поточної сертифікації було забезпечено дотримання: 
   • термінів проведення заходів з моніторингу; 
   • термінів виконання запланованих заходів за сертифікованими процесами протимінної діяльності; 
   • термінів та якості подання звітності до адміністратора Системи управління інформацією у сфері протимінної діяльності; 
   • виконання вимог, визначених у сертифікаційній угоді. 

3. Спрощена схема сертифікації не застосовується в разі, якщо протягом періоду сертифікації сфера (частина сфери сертифікації) оператора була призупинена або обмежена (крім випадків, коли оператор протимінної діяльності на власний розсуд звернувся до Органу з сертифікації Центру протимінної діяльності із заявою щодо призупинення сертифікації (частини сфери сертифікації) – на термін не більше одного року; обмеження сфери (частини сфери) сертифікації за певними процесами; скасування сертифікації), та заявляється для ресертифікації, а також за наявності наступних підтверджених фактів: 

   • оператором протимінної діяльності протягом періоду поточної сертифікації були допущені три та більше критичні невідповідності; 

   • оператором протимінної діяльності були вчинені порушення, щодо яких були подані скарги від суб’єктів протимінної діяльності та інших зацікавлених сторін, органів виконавчої влади, правоохоронних органів, органів державного нагляду (контролю), та факти їх вчинення були підтверджені; 

   • оператором протимінної діяльності не були забезпечені належні умови для проведення моніторингу або не було дотримано встановлені терміни проведення моніторингу; 

   • протягом періоду поточної сертифікації встановлено більше трьох випадків недотримання термінів виконання запланованих заходів за сертифікованими процесами; 

   • протягом періоду сертифікації встановлено більше п’яти випадків неподання, невчасного подання або подання невідповідної звітності до адміністратора Системи управління інформацією у сфері протимінної діяльності; 

   • протягом періоду сертифікації оператором протимінної діяльності допущено інциденти (нещасні випадки) при проведенні робіт.

Які етапи проведення сертифікації?  

Процес сертифікації складається з низки обовʼязкових етапів:

1. приймання та попередній розгляд заявки;
2. оцінка відповідності нормативним документам наданої інформації та документації;
3. оцінки відповідності на місці;
4. оформлення та видача сертифікатів.

Що включає етап приймання та попередній розгляд заявки?

Цей етап включає:

1. приймання,
2. реєстрацію, 
3. інформування про отримання заявки і супровідних документів заявника 
4. укладання договору.

Опис: за наданими документами визначається чи Заявник відповідає вимогам частини 3, статті 28, розділу ІІІ Закону України «Про протимінну діяльність в Україні» і має  право набувати статусу оператора протимінної діяльності, а саме:

“Не можуть набувати статусу оператора протимінної діяльності підприємства, установи чи організації, розташовані на території офшорних зон або зареєстровані на території держав, до яких згідно із законодавством України та резолюціями Ради Безпеки Організації Об’єднаних Націй, інших міжнародних організацій, рішеннями Ради Європейського Союзу, інших міждержавних об’єднань та іноземних держав застосовані санкції, або якщо вони мають походження з держави, визнаної державою-окупантом згідно із законом України та (або) визнаної державою-агресором щодо України згідно із законодавством.”, 

а також чи Заявник відповідає вимогам частини 3, статті 29 (1( , розділу IV Закону України “Про протимінну діяльність в Україні» і має право на проведення сертифікації на безоплатній основі”, а саме: 

“Сертифікація урядових операторів протимінної діяльності та неурядових/неприбуткових підприємств, установ та організацій, внесених до Реєстру неприбуткових установ та організацій, у разі якщо виконання заходів з протимінної діяльності відповідає їх статутним цілям, здійснюється на безоплатній основі”.

Якщо заявник відповідає пунктам вище, то укладається договір на виконання робіт з розгляду заявки на сертифікацію.

У разі виявлення некоректного заповнення визначених форм або недостатності наданої інформації та документів, заявник повинен доопрацювати наданий комплект документів.
Термін доопрацювання документів не повинен перевищувати 60 днів. Якщо термін доопрацювання перевищує 60 днів, то заявка скасовується.

Строк розгляду заявки – до одного місяця з дня отримання на рахунок Центру протимінної діяльності коштів за договором або з дня укладання договору для заявників» (на безоплатній основі), що визначені у статті 29-1 Закону України «Про протимінну діяльність» (без урахування термінів доопрацювання документів – 60 днів).

Що включає етап оцінка відповідності нормативним документам наданої інформації та документації.

1. Цей етап включає укладання договору з ОС на виконання робіт з оцінки відповідності нормативним документам наданої інформації та документації.

2. Після укладання договору ОС розпочинає роботи з оцінки відповідності документації Заявника нормативним документам.

На підставі аналізування документів ОС приймає рішення щодо відповідності документації та інформації вимогам нормативних документів та надсилає відповідь Заявнику:

• якщо під час оцінки відповідності виявлені невідповідності, надається можливість виконати коригувальні заходи протягом 90 календарних днів (після чого ОС може максимум двічі повторити роботи по цьому етапі).
• якщо прийнято позитивне рішення, готується до оцінювання на місці.

Строк аналізування наданої інформації та документації – до двох місяців з дня отримання на рахунок коштів за договором або з дня укладання договору для заявників» (на безоплатній основі), що визначені у статті 29-1 Закону України «Про протимінну діяльність» (без урахування термінів доопрацювання документів – 60 днів).

Що включає етап оцінки відповідності на місці?

1. Цей етап включає укладання договору на виконання робіт з оцінки відповідності на місці.

2. Після укладання договору ОС розпочинає роботи з оцінки відповідності на місці відповідно до погодженого плану роботи, який є додатком до укладеної угоди.

Мета оцінки на місці – підтвердження того, що пропоновані заходи будуть здійснюватися і управлятися відповідно до задокументованих процедур, як того вимагає сертифікаційна угода.

2.1. Оцінка відповідності на місці включає:

• перевірку відповідних приміщень, ділянок, обладнання з метою визначення їх відповідності вимогам СОП;
• демонстрація виконання процесів, зазначених у заявці.
  Демонстрація повинна бути якомога більш реалістичною, включаючи збір даних, управління інформацією, невідкладну медичну допомогу та логістику, залежно від вимог до процесу відповідно до СОП Заявника. Конкретне місце демонстрації (тренувальний майданчик) визначається Заявником за погодженням з ОС;
• верифікація кадрового складу та його компетентності згідно з поданими документами на попередньому етапі;
• верифікація СОП, інших керівних документів та відповідних процесів управління якістю до наданих для оцінки документації. 

3. Прийняття рішення щодо оцінки відповідності на місці та інформування заявника:

• якщо під час оцінки відповідності на місці виявлені невідповідності, надається можливість виконати коригувальні заходи протягом 30 календарних днів після чого ОС приймає рішення про проведення повторної оцінки на місці.
• якщо прийняття позитивного рішення ОС продовжує процес сертифікації.

Термін усунення невідповідностей, що були виявлені на місці оцінки – не більше 90 днів з дня, наступного за днем завершення оцінки на місці.

Допускається проведення не більше однієї повторної оцінки на місці.

Строк проведення оцінки на місці – до двох місяців з дня отримання на рахунок Центру протимінної діяльності коштів за договором або з дня укладання договору для заявників» (на безоплатній основі), що визначені у статті 29-1 Закону України «Про протимінну діяльність» (без урахування термінів доопрацювання документів – 60 днів).

Що включає етап сертифікації? 

1. Укладання договору на виконання робіт з оформлення сертифікатів.

2. Після укладання договору ОС розпочинає роботи з оформлення сертифікатів, попередньо провівши аналіз усієї інформації, отриманої в процесі оцінювання, а також будь-якої іншої доречної інформації.

За результатами аналізу матеріалів оцінки відповідності можуть бути прийняті наступні рішення:

• оцінка підтвердила виконання Заявником заявлених вимог – процес сертифікації продовжується;
• оцінка виявила не здатність Заявника виконувати заявлені вимоги або Заявник не в змозі вжити заходів щодо виправлення становища протягом відповідного терміну - процес сертифікації припиняється і Заявник інформується про це та причини прийняття такого рішення у письмовому вигляді.

3. У випадку прийняття позитивного рішення щодо надання сертифікації Заявнику ОС укладає сертифікаційну угоду.

4. Після укладання сертифікаційної угоди ОС оформляє Сертифікати відповідності встановленого зразку, що містить наступну інформацію:

• номер сертифіката у Журналі обліку та видачі сертифікатів операторам ПМД;
• назву та адресу органу з сертифікації;
• дату надання сертифікації (дата не повинна передувати даті прийняття рішення щодо сертифікації);
• назву та адресу організації (Заявника);
• сферу сертифікації;
• дату закінчення дії сертифіката;
• підпис начальника ОС;
• печатку ОС.

Сертифікат відповідності надається Заявнику після того, як: 

• підписано сертифікаційну угоду;
• виконано сертифікаційні вимоги;
• прийнято рішення про надання або розширення сфери сертифікації. 

Строк прийняття рішення щодо сертифікації – до одного місяця з дня отримання на рахунок Центру протимінної діяльності коштів за договором або з дня укладання договору для заявників» (на безоплатній основі), що визначені у статті 29-1 Закону України «Про протимінну діяльність».
Примітка: У випадку прийняття позитивного рішення щодо надання сертифікації Заявнику Міжрегіональний центр гуманітарного розмінування та швидкого реагування Державної служби України з надзвичайних ситуацій укладає із Заявником сертифікаційну угоду. 

Сертифікаційна угода має юридичну силу та визначає вимоги до Заявника щодо підтримання відповідності сертифікованих процесів встановленим вимогам, а також відповідальність Міжрегіонального центру гуманітарного розмінування та швидкого реагування ДСНС та Заявника впродовж всього терміну дії Сертифіката відповідності. 

Після укладання сертифікаційної угоди Міжрегіональний центр гуманітарного розмінування та швидкого реагування ДСНС оформляє Сертифікати відповідності встановленого зразку.

Яку інформацію необхідно надати при подачі заявки? 

Для відповідної схеми сертифікації необхідно подати інформацію про:

• процеси, що заявлені на сертифікацію; 
• стандарти та/або інші нормативні документи, на відповідність до яких буде проводитись сертифікація; 
• загальна характеристика:
  • назва та адреса(-и) місцезнаходження
  • суттєві аспекти процесів і діяльності, будь-які відповідні юридичні зобов’язання
  • загальна інформація, яка є доречною для заявленої сфери сертифікації, як, наприклад:
    • види діяльності
    • людські і технічні ресурси, лабораторії та/або засоби інспектування
    • функції та взаємовідносини в більшій корпорації, якщо є
• інформація, що стосується всіх субпідрядних процесів, що використовує Заявник, яка впливає на відповідність до вимог; 

• уся інша інформація, необхідна відповідно до доречних сертифікаційних вимог, зокрема:

  • інформація для діяльності з початкового оцінювання та наглядання (наприклад, місця розташування, де застосовуються сертифіковані процеси)

  • контактні особи на цих об’єктах.

Яка вартість процесів (у) сертифікації?

Сертифікація урядових операторів протимінної діяльності та неурядових/неприбуткових підприємств, установ та організацій, внесених до Реєстру неприбуткових установ та організацій, у разі якщо виконання заходів з протимінної діяльності відповідає їх статутним цілям, здійснюється на безоплатній основі. 

Оплата послуг з сертифікації здійснюється відповідно до положень Закону України «Про протимінну діяльність» на підставі договорів на виконання робіт з сертифікації. Розрахунки вартості робіт проводяться відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12.07.2017 р. № 514 «Про затвердження Правил визначення вартості робіт з оцінки відповідності вимогам технічних регламентів, що виконуються призначеними органами з оцінки відповідності та визнаними незалежними організаціями».